貸し会議室は起業したての会社や、会議室のスペースが少ない企業にとってはとても便利なサービスです。特に東京は会社が密集していることもあり、需要が多い地域であると言えます。自社のオフィスを持たずにフリーランスで仕事を受注される方も首都である東京にはたくさんいらっしゃいます。オフィスを持たない仕事スタイルで仕事をされる方でも、取引先と顔を合わせての打ち合わせの場面は必ず発生します。取引先にばかり出向くことが難しいケースもありますし、取引先の会議室が商談で埋まっている場合もあります。そのような場合に会議室を貸してくれるサービスを利用することで、会社の機密情報を喫茶店や他のお客さんがいるような場所で話すことなく、第三者がいない空間で商談を行うことが出来ます。

会議室にどのような備品が附属するのかを確認する

会議を行う場合、多くのケースでプロジェクターを利用します。打ち合わせでもホワイトボードにミーティングの議題や発言内容、進行状況を記載しながら進めることが多いものです。商談の場においては、議事録が後々とても重要な役割を果たすことがありますので、お互いに打ち合わせの場でどのような発言はあり、どのように商談が進められたのかを確認しながら進めなければならない事情があります。もしも後日お互いに理解の齟齬があった場合に議事録を見返す必要があるので、会議室にホワイトボードやプロジェクターが部屋に設置しているのか、ない場合は容易してくれるのか否かを事前に確認しておくことは重要です。会議当日に準備していないことが判明すると、会議の進捗そのものに影響を与えますので気を付けましょう。

会議室のキャンセルや延長が出来るかどうかの確認

東京は特に貸し会議室のニーズが高い地域です。その為、企業が集中しているエリアにおいては貸し会議室の予約がいっぱいだということもよくあります。しかし、会議や打ち合わせは相手先があってのことですので、急なキャンセルが発生することもあります。日程の調整が発生した場合に、キャンセル料が発生するのかどうか、また会議が長引いてしまった際に、そのまま引き続き会議室が利用できるのかどうか、後ろの予約状況を確認しておくことも大切です。もし予約がいっぱいで決められた時間以外の利用が出来ないようであれば、会議を始める前に相手先に終了時間が変更できない旨を事前に伝えておきましょう。議論が白熱してしまうと途中で会議を打ち切ることが難しいので、延長出来ないことを伝えておくことは大切です。